受注前の業務をつなぎ、職人の技を提案の時間へ。

見積・問い合わせ・顧客管理の情報をつなぐ専用業務システムを計画。熟練者に集中する業務を整理し、省力化の根拠を具体化しました。

1．細かな要望に応えるほど、受注前の仕事が増える

造作家具やオーダーソファなどを手掛ける家具製造・販売業の事例です。素材や寸法、座り心地まで顧客の要望に合わせられることが強みですが、その分、受注前の仕様確認や見積には多くの作業が必要でした。メーカーごとに張地のランクや価格条件が異なり、紙のカタログとExcelを行き来しながら情報を照合していました。受注が増えても対応する人員や時間を簡単には増やせず、ものづくりの強みを支える業務基盤の見直しが課題となりました。

2．熟練者に集中する判断を、共有できる情報へ

計画書では、年間約500件の受注前案件に対し、見積や仕様確認などに1件平均約260分を要する状況を整理しました。メーカーへの照会や修正対応が重なり、業務が熟練した担当者2名に集中していたことも課題です。支援では、単にホームページを新しくする話にとどめず、商品検索、価格照合、見積作成、問い合わせ管理を一連の業務として捉えました。人の経験に頼っている判断を、共有できるデータと手順へ置き換える方向性を明確にしました。

3．家具業界の条件に合わせた専用システムを計画

具体策としてまとめたのは、メーカー別の価格体系や張地ランク、オプション条件を統合する専用の見積システムです。条件を選ぶと価格を計算し、見積書の作成につなげる構成を計画しました。さらに、問い合わせや見積、案件の進み具合、対応履歴をCRMで一元管理し、複数の担当者が状況を確認できるようにします。一般的な商品販売サイトの整備にとどまらず、家具業界特有の複雑な受注前業務を支える仕組みとして、必要な機能を整理しました。

4．AIが担う対応と、人が担う確認を分ける

問い合わせへの一次対応には、AIの活用を計画しています。仕様や価格帯、納期の目安などを案内し、不明点は人へ引き継ぐ構成です。すべてを自動化するのではなく、最終確認や顧客への説明、個別の修正対応には人が関わる役割分担を示しました。こうした見積・問い合わせ業務の見直しにより、1案件の作業を約260分から約80分へ短縮する計画です。これは導入前にまとめた試算であり、実測した成果と区別して、改善の狙いを説明しています。

5．生まれる時間を、家具の提案と人材育成へ

省力化で目指すのは、問い合わせを処理する件数だけを増やすことではありません。確認や転記に費やしていた時間を、空間に合うオーダー家具の提案や、新しい顧客との関係づくり、若手の育成へ振り向ける計画です。支援では、業務の負担とシステムの機能を対応させ、さらに省力化後の時間を何に使うかまで整理しました。職人の技や個別対応という強みを守りながら、営業・製造・管理が情報を共有できる体制を目指す事業計画にまとめています。

各事例の事業・設備導入・運用の主体は支援先企業です。ここでは事業計画づくりの支援過程をご紹介しています。数値は事業計画に基づく試算であり、実際の効果は導入・運用状況等により異なります。導入後の実測成果を示すものではありません。